Магистр 34
Кадровый аудит на предприятии. Понятие организационно-кадрового аудита, этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита.
Компания "Магистр 34".
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОГО АУДИТА
1.1 Понятие организационно-кадрового аудита
1.2. Этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита
1.3. Международная практика осуществления организационно-кадрового аудита
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИНЦИПЫ КАДРОВОГО АУДИТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
2.1. Методический подход к организации кадрового аудита на предприятии
2.2. Процедура осуществления кадрового аудита на основе учета возможных рисков
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Современные условия развития национальной экономики характеризуются наличием определенных негативных проявлений финансового кризиса, обусловленного введением против России экономических санкций. Российские предприятия находятся сейчас в условиях борьбы с угрозами внешней среды. В то же время обеспечить эффективность функционирования и постоянство их развития способен организационно-кадровый аудит. Он является одним из действенных инструментов по снижению кадровых рисков и может быть как полным, так и частичным в зависимости от потребностей предприятия.
При этом роль управленческого аппарата заключается в том, чтобы выявить изменения во внешней и внутренней среде на основе полученной экономической информации и разработать стратегию выживания предприятия в жестких экономических условиях.
Организационно-кадровый аудит объединяет в себе комплекс услуг, направленных на проверку локальных нормативных актов и документов по управлению персоналом, определение в количественно-качественном эквиваленте структуры рабочего процесса, построение коммуникационных процессов организации, обоснования целесообразности создания новых и адекватности имеющихся рабочих мест, проведения диагностики персонала (измерения мотивационного потенциала, определения социально-психологического климата коллектива), совершенствования алгоритма оценки работы персонала, проверки наличия и сформированности всей надлежащей кадровой документации, системы оплаты труда, координации работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности. Поэтому его использование позволяет комплексно оценивать всю систему управления персоналом, начиная от оценки потенциала организации и заканчивая эффективностью системы управления им.
Организационно-кадровый аудит как отдельное направление аудита требует учета возможных рисков, возникающих при его осуществлении. Именно с их учетом и должны осуществляться аудиторские процедуры.
Степень разработанности темы. вопросы организационно-кадрового аудита рассматривались многими учеными, в частности: В. А. Балашовым, Ю. Р. Вагаповой, О. б. Главатских, Е. А. Голиковой, А. А. Гребениковой, В. В. Гудь, С. Н. Казначеевой, Т. А. Киященко и др.
Целью курсовой работы является исследование применения организационно-кадрового аудита в современной организации.
Для реализации поставленной цели в работе решаются следующие задачи:
раскрыть понятие организационно-кадрового аудита;
изучить этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита;
ознакомиться с международной практикой осуществления организационно-кадрового аудита;
рассмотреть методический подход к организации кадрового аудита на предприятии;
описать процедуру осуществления кадрового аудита на основе учета возможных рисков.
Объектом исследования является теоретико-методологические основы организационно-кадрового аудита.
Предметом исследования является организационное обеспечение кадрового аудита на предприятии.
Методы исследования. В курсовой работе использованы методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, аналогии, абстрагирования и конкретизации.
Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОГО АУДИТА
1.1 Понятие организационно-кадрового аудита
Наиболее распространенный подход к пониманию сути организационно-кадрового аудита (далее – ОКА) сводится к его трактовке как инструмента диагностики и управления кадровыми процессами, совокупности методов количественной и качественной оценки персонала в целом и ее отдельных параметров. В этой связи, целесообразно рассмотреть трактовки понятия "организационно-кадровый аудит", предлагаемые разными авторами.
Так, по мнению Н. С. Садчиковой, ОКА – это: "профессиональное тестирование, оценка мотивационной системы и мониторинг уровня оплаты труда. В процессе ОКА осуществляется оценка условий работы и организации рабочего процесса, интервьюирование работников и директора на предмет атмосферы в коллективе и определяется эффективность взаимосвязей между персоналом и руководством компании" . Автор рассматривает два направления ОКА отдельно: услуги кадрового делопроизводства и HR-аудита (аудит персонала).
Ряд ученых считает, что направлением ОКА является – проверка кадровой документации, в частности: О.М.Соловьева, А. А. Ломейко, Ю. Р. Вагапова, Е. А. Чернецкая.
Согласно О.М.Соловьевой, О.Б Главатских: "Кадровый аудит являет собой проверку всей документации компании, которая касается персонала, на соответствие требований законодательства" .
А. А. Ломейко ОКА рассматривает, как "одну из составляющих комплекса HR-услуг фирмы" .
По мнению Ю. Р. Вагаповой, "проведение кадрового аудита (проверки кадровой документации) заключается в выявлении недостатков ведения кадровой документации на предприятии и предоставлении рекомендаций относительно приведения ее в соответствие с требованиями действующего законодательства России" .
Е. А. Чернецкая полагает, что ОКА это по сути: "эффективный способ найти и устранить нарушение трудового законодательства и нивелировать вероятность судебных споров с сотрудниками предприятия и подготовиться к проверкам контролеров" .
А. А. Тлеубергенов, помимо проверки кадровой документации, как направление ОКА выделяет HR-сегмент деятельности предприятия. По его мнению, полный кадровый аудит заключается в:
проверке соответствия кадровой документации нормативному законодательству;
нахождении организационных проблем в HR-сфере;
проверке соответствия HR-политики стратегии предприятия;
разработке рекомендаций по дальнейшему планированию ресурсов, а также работы HR-отдела .
А. В. Проничкин и О. А. Мацола полагают, что направлениями ОКА являются – проверка кадровой документации, анализ документации кадрового делопроизводства.
А. В. Проничкин трактует ОКА, как: "комплекс мероприятий, направленных на своевременное выявление и исправление ошибок и предотвращение нежелательных последствий для работодателя" .
О. А. Мацола трактует ОКА, как: "приведение в порядок кадровой документации на предприятии (эксперты проведут тщательную проверку всей кадровой документации, оптимизируют ведение кадрового делопроизводства, выявят все ошибки и подскажут, как их исправить и предотвратить в дальнейшем)" .
По мнению А. А. Гребенниковой, ОКА – это: "это анализ и юридическая оценка кадровых решений компании/организации и трудовых отношений с согласованием налогового законодательства России" . Автор считает, что направление ОКА – кадровые решения относительно кадровой документации, существующих кадровых политик и процедур, правильность начисления налогов и платежей при сотрудничестве с физическими лицами.
Е. А. Голикова полагает, что ОКА: "охватывает анализ и юридическую оценку полного круга вопросов деятельности предприятия, которые касаются внедрения кадровых решений, организации трудовых отношений и охраны труда" . Направление – кадровые решения, организация трудовых отношений и охрана труда.
Согласно В. А. Балашову, ОКА охватывает:
анализ существующей на предприятии базы документов;
письменные рекомендации по устранению угроз и несоответствий законодательству;
рекомендации по настройке кадрового учета .
Т. А. Юдина считает, что ОКА – это услуга, которая предоставляется предприятиям и включает в себя:
анализ правильности ведения кадрового учета;
анализ правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации (приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о направлении в командировку, графику отпусков, штатные расписания;
личные карточки работников, табеля учета рабочего времени, должностные инструкции и т.п.);
анализ соответствия используемых организацией электронных и типичных форм кадровых документов требованиям действующего законодательства;
анализ правильности оформления учебы и повышения квалификации персонала;
анализ учета, ведения и хранения трудовых книжек работников;
анализ правомерности заключения и содержания договоров о полной материальной ответственности;
анализ правомерности организации, документа цельного оформления и оплаты сверхурочных работ, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, переменного режима работы и итогового учета рабочего времени;
анализ правильности оформления, начисления и выплаты помощи из временной неработоспособности, по беременности и родах;
анализ правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и предоставление услуг;
анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов .
Таким образом, можно утверждать, что разные авторы, определяют понятие ОКА по-разному. Одни ученые рассматривает ОКА в разрезе анализа и проверки кадровой документации, кадрового делопроизводства, другие – в разрезе всех HR-процессов на предприятии, где анализ кадрового делопроизводства выступает лишь одной из составляющих частей. Именно такое неоднозначное понятие ОКА и вызывает необходимость дальнейших исследований в этой сфере.
1.2. Этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита
В. В. Крутикова выделяет определенные этапы проведения ОКА:
1. В первую очередь проверяется наличие необходимых документов: приказов, положений, распоряжений, заявлений, личных листков, инструкций и т. д.
2. После этого осуществляется непосредственная проверка каждого документа, который должен отвечать требованиям трудового законодательства, нормативам делопроизводства.
3. По результатам аудита складывается итоговый документ, в котором отмечаются выявленные нарушения и недостатки, даются рекомендации относительно их устранения .
С. Ш. Левина отмечает, что кадровый аудит предусматривает:
проверку деятельности работодателя на предмет соблюдения трудового законодательства;
анализ кадровой документации;
анализ состояния организационно-штатной работы;
подготовку и предоставление отчету о выявленных недостатках;
предоставление рекомендаций и складывание дорожной карты организации кадрового учета.
С. Н. Казначеева, Н. В. Быстрова. отмечают, что услуга по проведению ОКА в зависимости от ситуации может включать:
предоставление устной консультации;
проведение проверки кадровой документации относительно личного состава, основной деятельности и локальных актов субъекта ведения хозяйства;
выявление кадровых документов/установление отсутствия таких документов, которые представляют риск применения всех возможных финансовых санкций;
письменный отчет по результатам проверки с рекомендациями относительно устранения недостатков ведения кадровой документации относительно личного состава, основной деятельности и локальных актов субъекта ведения хозяйства;
устранение недостатков ведения кадровой документации .
А. А. Петрушенко отмечает, что ОКА нужен, если:
состоялось изменение руководителя отдела кадров или работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства;
состоялось изменение руководства организации или реорганизация предприятия;
есть необходимость приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
готовятся документы к тендерам или сдаче в архив;
кадровое делопроизводство ведется работником, который не имеет специальной подготовки (например, бухгалтер, секретарь и т.п.);
получена информация о будущей плановой проверке контролирующих органов;
необходимо оптимизировать организационную структуру предприятия .
С. Н. Сычанина выделяет следующие этапы проведения кадрового аудита:
1. Изучение перечня кадровых документов, которые ведутся на предприятии, порядок их утверждения и проверка на соответствие действующему законодательству РФ.
2. Выявления недостатков и их анализ с предоставлением описанию (подробности описания зависят от метода проведения аудита).
3. Квалификация недостатков в разрезе уровня ответственности за выявленными нарушениями.
4. Подготовка рекомендаций относительно устранения выявленных нарушений или недостатков.
5. Оформление отчета о результатах проведенного аудита .
Кроме того, С. Н. Сычанина также отмечает, для чего необходимо проводить ОКА:
для оценки фактического состояния кадрового делопроизводства и правильности его ведения;
для выявления случаев несоблюдения законов с описанием рисков и мероприятий ответственности за нарушение;
для устранения нарушений закона путем изготовления отсутствующих документов к возникновению спорных ситуаций и конфликтам .
Е. И. Шевалдина подчеркивает, что ОКА проводится в случае:
изменений в составе руководства компании или изменения владельца;
освобождения или перехода на другую работу менеджера из персонала;
подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов;
оформление кадровых документов для передачи на архивное хранение .
И. В. Маврина полагает, что кадровый аудит необходим в случае:
смены руководителя (менеджера), ответственного за ведение кадрового администрирования;
смены руководства организации или реорганизации предприятия;
приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
получения информации о будущей плановой проверке трудовой инспекцией .
Также указанный автор отмечает, что по итогам кадрового аудита клиент получаете конфиденциальный аудиторский отчет или лист для руководства, содержащий:
оценку соответствия кадровых документов требованиям трудового законодательства;
выявленные нарушения и недостатки в оформлении, ведении и хранении кадровых документов с указанием ссылок на законодательство и описанием возможных санкций;
рекомендации по устранению выявленных нарушений и исправления всех ошибок, которые были найдены в результате ОКА;
улучшение операционной деятельности клиента;
избежание возможных штрафов и трудовых споров .
В. В. Гудь отмечает, что в процессе проведения ОКА эксперты проводят тщательную проверку всей кадровой документации, анализируют соблюдение компанией трудового законодательства, правильность начисления социальных выплат и ведения воинского учета, оптимизируют ведение кадрового делопроизводства, выявляют все ошибки и подсказывают, как их исправить и предотвратить в дальнейшем .
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОГО АУДИТА
1.1 Понятие организационно-кадрового аудита
1.2. Этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита
1.3. Международная практика осуществления организационно-кадрового аудита
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ПРИНЦИПЫ КАДРОВОГО АУДИТА В УПРАВЛЕНИИ ПРЕДПРИЯТИЕМ
2.1. Методический подход к организации кадрового аудита на предприятии
2.2. Процедура осуществления кадрового аудита на основе учета возможных рисков
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Современные условия развития национальной экономики характеризуются наличием определенных негативных проявлений финансового кризиса, обусловленного введением против России экономических санкций. Российские предприятия находятся сейчас в условиях борьбы с угрозами внешней среды. В то же время обеспечить эффективность функционирования и постоянство их развития способен организационно-кадровый аудит. Он является одним из действенных инструментов по снижению кадровых рисков и может быть как полным, так и частичным в зависимости от потребностей предприятия.
При этом роль управленческого аппарата заключается в том, чтобы выявить изменения во внешней и внутренней среде на основе полученной экономической информации и разработать стратегию выживания предприятия в жестких экономических условиях.
Организационно-кадровый аудит объединяет в себе комплекс услуг, направленных на проверку локальных нормативных актов и документов по управлению персоналом, определение в количественно-качественном эквиваленте структуры рабочего процесса, построение коммуникационных процессов организации, обоснования целесообразности создания новых и адекватности имеющихся рабочих мест, проведения диагностики персонала (измерения мотивационного потенциала, определения социально-психологического климата коллектива), совершенствования алгоритма оценки работы персонала, проверки наличия и сформированности всей надлежащей кадровой документации, системы оплаты труда, координации работы по стабилизации условий труда и соблюдению техники безопасности. Поэтому его использование позволяет комплексно оценивать всю систему управления персоналом, начиная от оценки потенциала организации и заканчивая эффективностью системы управления им.
Организационно-кадровый аудит как отдельное направление аудита требует учета возможных рисков, возникающих при его осуществлении. Именно с их учетом и должны осуществляться аудиторские процедуры.
Степень разработанности темы. вопросы организационно-кадрового аудита рассматривались многими учеными, в частности: В. А. Балашовым, Ю. Р. Вагаповой, О. б. Главатских, Е. А. Голиковой, А. А. Гребениковой, В. В. Гудь, С. Н. Казначеевой, Т. А. Киященко и др.
Целью курсовой работы является исследование применения организационно-кадрового аудита в современной организации.
Для реализации поставленной цели в работе решаются следующие задачи:
раскрыть понятие организационно-кадрового аудита;
изучить этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита;
ознакомиться с международной практикой осуществления организационно-кадрового аудита;
рассмотреть методический подход к организации кадрового аудита на предприятии;
описать процедуру осуществления кадрового аудита на основе учета возможных рисков.
Объектом исследования является теоретико-методологические основы организационно-кадрового аудита.
Предметом исследования является организационное обеспечение кадрового аудита на предприятии.
Методы исследования. В курсовой работе использованы методы анализа и синтеза, индукции и дедукции, аналогии, абстрагирования и конкретизации.
Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка литературы.
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННО-КАДРОВОГО АУДИТА
1.1 Понятие организационно-кадрового аудита
Наиболее распространенный подход к пониманию сути организационно-кадрового аудита (далее – ОКА) сводится к его трактовке как инструмента диагностики и управления кадровыми процессами, совокупности методов количественной и качественной оценки персонала в целом и ее отдельных параметров. В этой связи, целесообразно рассмотреть трактовки понятия "организационно-кадровый аудит", предлагаемые разными авторами.
Так, по мнению Н. С. Садчиковой, ОКА – это: "профессиональное тестирование, оценка мотивационной системы и мониторинг уровня оплаты труда. В процессе ОКА осуществляется оценка условий работы и организации рабочего процесса, интервьюирование работников и директора на предмет атмосферы в коллективе и определяется эффективность взаимосвязей между персоналом и руководством компании" . Автор рассматривает два направления ОКА отдельно: услуги кадрового делопроизводства и HR-аудита (аудит персонала).
Ряд ученых считает, что направлением ОКА является – проверка кадровой документации, в частности: О.М.Соловьева, А. А. Ломейко, Ю. Р. Вагапова, Е. А. Чернецкая.
Согласно О.М.Соловьевой, О.Б Главатских: "Кадровый аудит являет собой проверку всей документации компании, которая касается персонала, на соответствие требований законодательства" .
А. А. Ломейко ОКА рассматривает, как "одну из составляющих комплекса HR-услуг фирмы" .
По мнению Ю. Р. Вагаповой, "проведение кадрового аудита (проверки кадровой документации) заключается в выявлении недостатков ведения кадровой документации на предприятии и предоставлении рекомендаций относительно приведения ее в соответствие с требованиями действующего законодательства России" .
Е. А. Чернецкая полагает, что ОКА это по сути: "эффективный способ найти и устранить нарушение трудового законодательства и нивелировать вероятность судебных споров с сотрудниками предприятия и подготовиться к проверкам контролеров" .
А. А. Тлеубергенов, помимо проверки кадровой документации, как направление ОКА выделяет HR-сегмент деятельности предприятия. По его мнению, полный кадровый аудит заключается в:
проверке соответствия кадровой документации нормативному законодательству;
нахождении организационных проблем в HR-сфере;
проверке соответствия HR-политики стратегии предприятия;
разработке рекомендаций по дальнейшему планированию ресурсов, а также работы HR-отдела .
А. В. Проничкин и О. А. Мацола полагают, что направлениями ОКА являются – проверка кадровой документации, анализ документации кадрового делопроизводства.
А. В. Проничкин трактует ОКА, как: "комплекс мероприятий, направленных на своевременное выявление и исправление ошибок и предотвращение нежелательных последствий для работодателя" .
О. А. Мацола трактует ОКА, как: "приведение в порядок кадровой документации на предприятии (эксперты проведут тщательную проверку всей кадровой документации, оптимизируют ведение кадрового делопроизводства, выявят все ошибки и подскажут, как их исправить и предотвратить в дальнейшем)" .
По мнению А. А. Гребенниковой, ОКА – это: "это анализ и юридическая оценка кадровых решений компании/организации и трудовых отношений с согласованием налогового законодательства России" . Автор считает, что направление ОКА – кадровые решения относительно кадровой документации, существующих кадровых политик и процедур, правильность начисления налогов и платежей при сотрудничестве с физическими лицами.
Е. А. Голикова полагает, что ОКА: "охватывает анализ и юридическую оценку полного круга вопросов деятельности предприятия, которые касаются внедрения кадровых решений, организации трудовых отношений и охраны труда" . Направление – кадровые решения, организация трудовых отношений и охрана труда.
Согласно В. А. Балашову, ОКА охватывает:
анализ существующей на предприятии базы документов;
письменные рекомендации по устранению угроз и несоответствий законодательству;
рекомендации по настройке кадрового учета .
Т. А. Юдина считает, что ОКА – это услуга, которая предоставляется предприятиям и включает в себя:
анализ правильности ведения кадрового учета;
анализ правомерности содержания и оформления трудовых договоров;
анализ правильности оформления первичной учетной кадровой документации (приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, о прекращении трудовых договоров, о предоставлении отпусков, о направлении в командировку, графику отпусков, штатные расписания;
личные карточки работников, табеля учета рабочего времени, должностные инструкции и т.п.);
анализ соответствия используемых организацией электронных и типичных форм кадровых документов требованиям действующего законодательства;
анализ правильности оформления учебы и повышения квалификации персонала;
анализ учета, ведения и хранения трудовых книжек работников;
анализ правомерности заключения и содержания договоров о полной материальной ответственности;
анализ правомерности организации, документа цельного оформления и оплаты сверхурочных работ, работы в выходные и нерабочие праздничные дни, переменного режима работы и итогового учета рабочего времени;
анализ правильности оформления, начисления и выплаты помощи из временной неработоспособности, по беременности и родах;
анализ правомерности содержания и оформления гражданско-правовых договоров с физическими лицами на выполнение работ и предоставление услуг;
анализ полноты, эффективности и правильности системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов .
Таким образом, можно утверждать, что разные авторы, определяют понятие ОКА по-разному. Одни ученые рассматривает ОКА в разрезе анализа и проверки кадровой документации, кадрового делопроизводства, другие – в разрезе всех HR-процессов на предприятии, где анализ кадрового делопроизводства выступает лишь одной из составляющих частей. Именно такое неоднозначное понятие ОКА и вызывает необходимость дальнейших исследований в этой сфере.
1.2. Этапы и причины проведения организационно-кадрового аудита
В. В. Крутикова выделяет определенные этапы проведения ОКА:
1. В первую очередь проверяется наличие необходимых документов: приказов, положений, распоряжений, заявлений, личных листков, инструкций и т. д.
2. После этого осуществляется непосредственная проверка каждого документа, который должен отвечать требованиям трудового законодательства, нормативам делопроизводства.
3. По результатам аудита складывается итоговый документ, в котором отмечаются выявленные нарушения и недостатки, даются рекомендации относительно их устранения .
С. Ш. Левина отмечает, что кадровый аудит предусматривает:
проверку деятельности работодателя на предмет соблюдения трудового законодательства;
анализ кадровой документации;
анализ состояния организационно-штатной работы;
подготовку и предоставление отчету о выявленных недостатках;
предоставление рекомендаций и складывание дорожной карты организации кадрового учета.
С. Н. Казначеева, Н. В. Быстрова. отмечают, что услуга по проведению ОКА в зависимости от ситуации может включать:
предоставление устной консультации;
проведение проверки кадровой документации относительно личного состава, основной деятельности и локальных актов субъекта ведения хозяйства;
выявление кадровых документов/установление отсутствия таких документов, которые представляют риск применения всех возможных финансовых санкций;
письменный отчет по результатам проверки с рекомендациями относительно устранения недостатков ведения кадровой документации относительно личного состава, основной деятельности и локальных актов субъекта ведения хозяйства;
устранение недостатков ведения кадровой документации .
А. А. Петрушенко отмечает, что ОКА нужен, если:
состоялось изменение руководителя отдела кадров или работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства;
состоялось изменение руководства организации или реорганизация предприятия;
есть необходимость приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
готовятся документы к тендерам или сдаче в архив;
кадровое делопроизводство ведется работником, который не имеет специальной подготовки (например, бухгалтер, секретарь и т.п.);
получена информация о будущей плановой проверке контролирующих органов;
необходимо оптимизировать организационную структуру предприятия .
С. Н. Сычанина выделяет следующие этапы проведения кадрового аудита:
1. Изучение перечня кадровых документов, которые ведутся на предприятии, порядок их утверждения и проверка на соответствие действующему законодательству РФ.
2. Выявления недостатков и их анализ с предоставлением описанию (подробности описания зависят от метода проведения аудита).
3. Квалификация недостатков в разрезе уровня ответственности за выявленными нарушениями.
4. Подготовка рекомендаций относительно устранения выявленных нарушений или недостатков.
5. Оформление отчета о результатах проведенного аудита .
Кроме того, С. Н. Сычанина также отмечает, для чего необходимо проводить ОКА:
для оценки фактического состояния кадрового делопроизводства и правильности его ведения;
для выявления случаев несоблюдения законов с описанием рисков и мероприятий ответственности за нарушение;
для устранения нарушений закона путем изготовления отсутствующих документов к возникновению спорных ситуаций и конфликтам .
Е. И. Шевалдина подчеркивает, что ОКА проводится в случае:
изменений в составе руководства компании или изменения владельца;
освобождения или перехода на другую работу менеджера из персонала;
подготовки к плановой или внеплановой проверке контролирующих органов;
оформление кадровых документов для передачи на архивное хранение .
И. В. Маврина полагает, что кадровый аудит необходим в случае:
смены руководителя (менеджера), ответственного за ведение кадрового администрирования;
смены руководства организации или реорганизации предприятия;
приведения кадровой документации в соответствие с действующим законодательством;
получения информации о будущей плановой проверке трудовой инспекцией .
Также указанный автор отмечает, что по итогам кадрового аудита клиент получаете конфиденциальный аудиторский отчет или лист для руководства, содержащий:
оценку соответствия кадровых документов требованиям трудового законодательства;
выявленные нарушения и недостатки в оформлении, ведении и хранении кадровых документов с указанием ссылок на законодательство и описанием возможных санкций;
рекомендации по устранению выявленных нарушений и исправления всех ошибок, которые были найдены в результате ОКА;
улучшение операционной деятельности клиента;
избежание возможных штрафов и трудовых споров .
В. В. Гудь отмечает, что в процессе проведения ОКА эксперты проводят тщательную проверку всей кадровой документации, анализируют соблюдение компанией трудового законодательства, правильность начисления социальных выплат и ведения воинского учета, оптимизируют ведение кадрового делопроизводства, выявляют все ошибки и подсказывают, как их исправить и предотвратить в дальнейшем .
